〜社用メールアドレスを持たないアルバイトやスキマバイトなどの従業員に対しても規程の閲覧を可能にし、企業のガバナンスと内部統制の強化を実現～

社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役社長CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、この度、企業向けサービス「KiteRa Biz」において、従業員がいつでもどこからでも社内規程を閲覧可能となるリンクを発行できる『規程公開リンク機能』と、社用メールアドレスを持たない従業員を社員番号などの任意の番号で当社サービスへのユーザー追加が可能な機能を新たに提供開始したことをお知らせします。

これにより、社用パソコンや社用メールアドレスを持たない従業員や短時間就労者も社内規程を閲覧できるようになるため、社内における規程周知が加速し、企業のガバナンスと内部統制の強化を実現します。

リリース背景

働き方改革推進の一環で、2024年4月から物流業・建設業・医師などの業種において時間外労働の上限規制が適用されました。現場における労働環境の改善に取り組む企業がある一方で、当社が昨年10月に実施したトラックドライバーを対象としたアンケート調査では、約6割が就業規則を見たことがないと回答するなど、勤務先で勤務条件や社内ルールを把握しきれていない様子がうかがえました。
さらに、当社が今年4月に実施したスキマバイトに関するアンケート調査では、約5割が勤務先でトラブルを経験していることや、勤務先から労働条件通知書が送られてこなかった経験があると回答するなど、企業のスキマバイトに関するルールの徹底が追い付いていない実態が明らかとなりました。
これらの調査から、当社は、働き方改革の推進や従業員との人事・労務トラブル回避には、従業員に社内ルール（社内規程）を十分に周知・徹底させていく必要があると考えます。

当社はこれまで「規程業務を劇的に効率化」する企業向けクラウドサービスKiteRa Bizを提供してきました。導入した企業は、就業規則をはじめとする社内規程に関する一連の業務をクラウド上で行うことが可能となるため、従来文書作成ソフトなどを用いて実施してきた社内規程に関する業務プロセスの効率化が実現します。KiteRa Bizは、2024年4月時点で上場企業をはじめ500社以上の企業が導入しています。

そこで当社は、企業がKiteRa Biz上で公開している就業規則をはじめとした社内規程を、従業員に対しさらに周知させることができる2つの機能を新たに提供開始します。この2つの新機能は、従業員がいつでもどこからでも社内規程を閲覧可能となるリンクを発行できる『規程公開リンク機能』と、社員番号などの任意の番号で当社サービスへのユーザー追加が可能な機能です。
これにより、社用パソコンや社用メールアドレスを持たない従業員や短時間就労者が社内規程を閲覧できるようになるため、社内における規程周知が加速し、企業のガバナンスと内部統制の強化が実現します。

新機能概要

2024年7月1日から提供開始の「KiteRa Biz」新料金プランご契約の企業のみ利用が可能です。

1.規程公開リンク機能
『規程公開リンク機能』は、従業員がいつでもどこからでも社内規程を閲覧可能となるリンクを発行できる機能です。
社用パソコン・社用メールアドレスを持たない従業員や、外部に規程を公開する必要がある場合などに、KiteRaにユーザー登録がない方にも規程を閲覧させることが可能となります。
発行したリンクがあればいつでも・どこからでも簡単に規程の閲覧が可能なため、例えばトラック運送業の方が配送先で勤務先の就業規則を確認したい場合には、自身の携帯やPCからリンクにアクセスすることで規程を確認することが可能です。さらにアルバイトやスキマバイトなどの短時間就労者に対しても簡単に社内規程を公開することができるため、人事・労務トラブルの回避につなげることが可能です。

管理者はリンクを取得したい規程を選択するだけで、簡単にリンクの発行が可能

2.追加機能
社員番号などの任意の番号で当社サービスへのユーザー追加が可能な機能です。これにより、社用メールアドレスを持たない従業員であっても、当社サービスへのユーザー追加が可能となり、KiteRa上で管理している規程の閲覧が可能になりました。
既存の「ダッシュボード機能」も組み合わせることで、管理者は規程へのアクセス数やどの規程を誰が見たのか、といった規程の閲覧状況を一覧で確認することができるため、周知の徹底を図ることができます。

社員番号などの任意の番号でユーザー追加が可能

管理者はダッシュボード上で、閲覧状況を詳細に確認することが可能