社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役社長CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、この度、社内規定に記載された条文の中で、AIが法改正により改定が必要な可能性のある条文を検知し、改定文案を提案する『AI法改正レビュー機能β版』と、参照元の条番号が変更された際、自動で参照先の条番号も変更される『参照番号自動補正機能(規程跨ぎ)』を、新たに提供開始します。これにより、社内規程の法改正対応業務や編集業務が効率化され、高レベルの内部統制を実現します。

開発背景

社内規程を整え適切な内部統制を実現することは、企業価値向上の観点からも非常に重要です。また、社内規程は法令と密接に結びついています。2023年度では割増賃金率の引き上げや賃金のデジタル払いなど、企業法務に関連する法改正が施行されましたが、社内規程を管理する担当者は法改正の情報を常に把握し、その内容を適切に規程へ反映するために、規程の編集・改定を随時行う必要があります。

一方で社内規程の編集・改定は必要不可欠な作業でありながら、非常に煩雑な作業でもあります。例えば規程を編集することにより条番号が変更されると、その結果を参照している他の規程の条番号も合わせて変更する必要があります。社内規程は100〜300に及ぶ企業も多く、膨大な作業時間が必要でした。また、目視や手作業に頼っている部分も多いためミスが発生しやすいという課題がありました。

こうした背景から、規程管理作業の煩雑さとリスクを大幅に軽減するため、社内規定に記載された条文の中で、法改正により改定が必要となる条文を検知し、改定文案をAIが提案する『AI法改正レビュー機能β版』と、参照元の条番号が変更された際、自動で参照先の条番号も変更される『参照番号自動補正機能(規程跨ぎ)』2つの新機能を開発し、提供開始します。

『AI法改正レビュー機能β版』について

通常、法改正が施行した際には、法改正の内容や施行のスケジュールを担当者が理解した上で、運用している社内規程内のどこに修正が必要な条文があるのかを目視で探し、手作業で適した文言に改定する必要がありました。
『AI法改正レビュー機能β版』では、AIが法改正により改定が必要な可能性のある社内規程を検知し、改定案を提案します。

また、法改正の対応状況を管理するためのチェック機能も搭載しているため、改定作業が完了した際、法改正箇所ごとに設けられているチェック項目を「確認済」に変更することで、改定作業の漏れを防ぐことや、全体の改定作業の進行状況を把握することが可能となります。
現在、本機能に対応している規程種別は「就業規則」、「育児・介護休業等に関する規程」の2種類で、順次拡大予定です。

＜機能詳細＞

• 法改正一覧機能
  規程種別ごとに法改正情報及びその対応状況を一覧化することにより、改定作業の対応漏れや担当者の退職等による引継ぎ漏れ等を防ぐことが可能です。規程が最新の法律に対応した状態にできるよう支援します。

法改正情報を一覧化。さらに改定作業の対応状況も把握することが可能

• 類似条文検知・サジェスト機能
  AIを活用し、既存規程に対し、法改正に関連する可能性がある条文を類似条文として表示します。改定作業が必要な場合には改定案を基に編集を行うことができます。

右側に表示された「類似条文」をクリックすることで規程内の該当箇所まで移動

直接編集ができるため、改定案から文言変更も自由に可能

• 改定作業チェック機能
  法改正の対応状況を管理できる機能です。法改正箇所ごとに「確認済」「未確認」「対象外」の3つの項目で対応状況を管理できます。改定作業が完了した際、項目を「確認済」に変更することで改定作業の漏れを防ぐことが可能です。
  これまでは改定作業を始めてから、どこまで改定作業の対応を行ったのか、どこからが未対応の箇所なのか抜け漏れを確認することに時間を要していましたが、本機能を用いることで改定作業の進行状況を把握することができます。

法改正情報を確認し、条文の修正を終えた→「確認済」にチェック

『参照番号自動補正機能(規程跨ぎ)』について

参照元の条番号が変更された際、自動で参照先の条番号も変更される機能です。章・条・項の増減に対応し、「第〇項に定める〜」等の参照番号を自動で修正します。「KiteRa Biz」、「KiteRa Pro」共にこれまで同一規程内でのみ自動修正が可能でしたが、本機能より異なる規程でも一括して自動修正を行います。そのため、章・条・項番号の誤りといった人的ミスを削減することができます。

この度の新機能リリースについて

この度提供開始した2つの新機能を利用すると、社内規程の法改正対応業務や編集業務の効率化が可能となり、規程管理品質が向上します。また、法改正への迅速な対応が可能となり、規程管理業務に割く時間が大幅に削減されます。そして規程の正しい運用を行えるよう当社サービスによって支援してまいります。
今後も当社は人々が安心して働ける世界をつくるため、社内規程管理クラウド「KiteRa」の提供を通じて社内規程管理DXを推進し、規程管理業務の効率化と高レベルの内部統制実現に取り組んでまいります。

企業向け規程マネジメントシステム「KiteRa Biz」について

「KiteRa Biz」は社内規程の作成、編集、管理および行政への申請プロセスをクラウド上で完結できる社内規程マネジメントシステムです。法改正への速やかな対応やグループ企業間の運用状況を一元管理することで企業のガバナンスやリスクマネジメントを向上させます。

サービス名：KiteRa Biz（キテラビズ）
URL：https://kitera-cloud.jp/biz/
提供開始：2022年7月

社労士向け規程業務効率化サービス「KiteRa Pro」について

「KiteRa Pro」は社労士の「規程業務を圧倒的に効率化」する社労士向けSaaSです。就業規則を初めとする社内規程に関する規程作成・改定業務から届け出まで一連の業務をクラウドで行うことができ、従来文書作成ソフトなどを用いて実施してきた業務プロセスを変革し効率化を実現します。2023年7月時点で全国1700以上の社会保険労務士事務所に導入されています。

サービス名：KiteRa Pro（キテラプロ）
URL：https://kitera-cloud.jp/pro/
提供開始：2019年4月