社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、会喜地域薬局グループ（代表：馬場祐樹、　株式会社会喜・株式会社薬樹　本社：福島県会津若松市、オリス株式会社　本社：福島県いわき市、以下「会喜」）に「KiteRa Biz」を導入したことをお知らせします。また、株式会社薬樹は、「KiteRa Biz」を活用した社内規程の整備をはじめ働きやすい職場環境の構築に取り組んだ結果、子育てサポート企業として、厚生労働大臣の認定「くるみん認定」を受けることができました。

導入の背景

会喜は福島県会津若松市で5薬局、いわき市で2薬局を運営する4法人からなるグループです。「親切で温かい質の高いサービスの提供」をミッションに、地域に密着した薬局サービスを提供しています。
これまで会喜では社内規程を管理する業務に専任の担当者を充てておらず、更新が必要な場合、都度対応をしていました。規程の作成・編集には専門性が必要であることや、表記ゆれ、条文番号の確認、更新箇所の記録など、社内規程の更新は間違いが許されず多くの時間を費やす必要のある業務のため、担当する従業員にとって非常に負荷となっていました。

このように、社内規程の作成・編集に多くの時間を要していたため、従業員への規程周知にも遅れが生じ、従業員は最新の規程をすぐに確認することが困難でした。
また、PDFで規程の周知を行っていたため、誰がどの規程を閲覧したか管理者側で確認することができず、全社員がきちんと社内規程の内容を把握しているかが不明でした。そこで、社内規程の作成・編集といった規程管理業務の効率化や、閲覧環境を構築するため会喜は「KiteRa Biz」の導入を決定しました。

「KiteRa Biz」活用例と成果

会喜は、「KiteRa Biz」の導入によって、以下の社内規程管理の効率化を実現しました。

・規程の編集に特化したエディタ機能で、文頭や参照条文内の番号を自動で修正。表記ゆれも自動で検知し編集作業を効率化
・参照元の条番号が変更された際、自動的に参照元の条番号も併せて修正してくれる機能「参照番号自動補正機能」を活用し、規程作成にかかる工数の削減
・ワンクリックで自動生成される新旧対照表の出力機能を活用し、新旧版を確認する時間を短縮。規程管理業務の大幅効率化
・クラウド上で社内規程を管理することで、管理者は従業員へ規程を周知する手間を省くことができ、グループ全従業員は最新の規程をいつでも、どこでも確認することができる環境を整備。

▲参照番号自動補正機能（イメージ画面）

「くるみん認定」の取得について

会喜地域薬局グループの株式会社薬樹では「KiteRa Biz（キテラビズ）」を活用し、子育てサポート企業の認定である「くるみん認定」を取得しました。
「くるみん認定」とは、次世代育成支援対策推進法に基づき、一般事業主行動計画を策定した企業のうち、計画に定めた目標を達成し、一定の基準を満たした企業が取得できるものです。企業は「くるみん認定」を受けることで、従業員満足度の向上や企業イメージの向上、優秀な人材の獲得・定着といった効果が期待できます。

しかし、認定を取得するには、就業規則や育児介護休業規程など多数の社内規程を改定し、従業員へ周知を行い労働基準監督署へ届出を行う必要があります。社内規程の改定においては、新旧を比較したり、条番号を振り直したりと膨大な業務量が発生するため、認定の取得を諦める企業も少なくありません。
株式会社薬樹では、社内規程管理体制を構築し規程管理業務の効率化を図りながら、「くるみん認定」を行ったことでスムーズな認定取得を実現しました。

「KiteRa Biz」今後の活用

会喜は今後、「KiteRa Biz（キテラビズ）」を活用し、以下の社内規程管理体制のアップデートを行い、さらなる規程業務の効率化とガバナンス強化を推進します。

・社内のガバナンス強化を目的に、新旧規程の差分周知及び、周知の記録と従業員のアクセス記録を保管し、誰がどの規程を閲覧したのか周知状況を把握できる体制を構築
・「KiteRa Biz」の電子申請機能を活用し、申請をオンラインで完結することでさらなる工数削減
・法改正に速やかに対応できる管理体制の構築

▲社内周知機能（イメージ画面）

会喜地域薬局グループ　代表　馬場 氏のコメント

当社には規程業務の専任担当者がおらず、規程の作成や編集を行う際には、都度規程の内容を調べて自社に合う形で運用を行う必要がありました。しかし規程に対する知識が十分でないことから規程業務に大変時間がかかってしまうことや、法改正に適切に対応した規程の運用がなされているかを把握できない状況にありました。そこで、規程業務の効率化と規程の適切な管理を目指し、「KiteRa Biz」の導入にいたりました。当社のグループ会社である株式会社薬樹では早速、「KiteRa Biz」を活用し子育てサポート企業の証である『くるみん認定』を取得しました。認定取得までの中で、就業規則や育児介護休業規程など様々な社内規程の改定を短期間で行う必要がありましたが、「KiteRa Biz」は専門の知識がなくても簡単に操作が可能で、条番号の修正や新旧対照表の作成など煩雑化してしまう作業を自動で行うことができ、規程業務にかかる工数を大幅に削減することができました。

今後は「KiteRa Biz」の電子申請機能や社内周知機能を活用し、さらなる規程業務の効率化と規程の管理体制を整えることで社内のガバナンス強化を推進してまいります。